Prozessverbesserung

Benchmarking zur Prozessverbesserung

Prozessverbesserung ist ein systematischer Ansatz, der einem Unternehmen hilft, seine zugrundeliegenden Prozesse zu optimieren und effizientere Ergebnisse zu erzielen. Die Prozessverbesserung umfasst eine Reihe von Maßnahmen eines Prozesseigentümers zur Identifizierung, Analyse und Verbesserung vorhandener Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens, um neue Ziele zu erreichen, z. B. die Steigerung der Leistung, die Reduzierung von Kosten und die Verbesserung der Zykluszeiten.

Eine überwältigende Mehrheit der Befragten führt Benchmarking durch, um die Voraussetzungen für Prozessverbesserungen in ihrem Unternehmen oder Abteilung zu schaffen (Abbildung 1).

Benchmarking zur Prozessverbesserung

Der Hauptzweck besteht darin, zu untersuchen, wie das Benchmarking den Kerngeschäftsaktivitäten, wie der Prozessverbesserung einen Wert verleiht. Daher wurden die Befragten nach dem Zweck ihrer Benchmarking-Aktivitäten befragt und welche Funktionen die Ziele ihrer Benchmarking-Bemühungen waren (Abbildung 2).

Beim Benchmarking geht es im Wesentlichen darum, kontextbezogene Informationen über die Leistung bereitzustellen und zu verstehen, welche Praktiken oder Aktivitäten andere ausführen, die für Verbesserungen innerhalb eines Unternehmens genutzt werden können. Dies gilt auch für die Umfrageergebnisse, insbesondere im Rahmen der Prozessverbesserung.

Wie betreiben sie Benchmarking

Im Vergleich zu den Ergebnissen von 2014 hat sich nur wenig geändert. Der Hauptzweck des Benchmarkings besteht nach wie vor darin, Verbesserungschancen durch Leistungsbenchmarking zu ermitteln und Benchmarkingverfahren zu nutzen, um Verbesserungsmethoden zu finden. Angesichts der Tatsache, dass das Benchmarking eine so große Rolle bei den Verbesserungsbemühungen spielt, war es überraschend, dass die meisten der 2016 Befragten weniger als einmal pro Jahr Benchmarking für diesen Zweck durchführen.
Unternehmen wurden auch gebeten, anzugeben, welche Funktionen sie benchmarken, um diese Zwecke zu erfüllen. Im Jahr 2014 konzentrierten sich die Benchmarking-Aktivitäten der Unternehmen vor allem auf ihre Kundendienstfunktionen, dicht gefolgt von Supply Chain und IT. Dies machte 2014 Sinn, als viele Unternehmen den Weg der Kundenzentrierung betraten. Im Jahr 2016 sind die wichtigsten Funktionen, die Unternehmen Benchmarken, Geschäftstätigkeiten, dicht gefolgt von Kundendienst und Qualität. Die Verlagerung des Fokus auf den Betrieb ist angesichts der Rolle der Betriebe bei der Maximierung der Effizienz und der Minimierung der Kosten sinnvoll.

Erfolgreiche Messgrößen

Was ein Unternehmen misst, spiegelt wieder, was es für wichtig hält, und Benchmarking ist nicht anders. Daher wurden die Befragten gebeten, ihre Messgrößen zur Verfolgung der Benchmarking-Ziele anzugeben (Tabelle 1). Für jedes der primären Benchmarking-Ziele war Effizienz die wichtigste Messgröße, wobei Kosteneinsparungen und Zykluszeiten von den meisten Befragten ebenfalls gemessen wurden.

Top drei Messgrößen 2016

Verbesserung der Prozesseffektivität

Der Hauptzweck dieser Studie ist die Analyse der Rolle, die Benchmarking bei wichtigen Geschäftsaktivitäten wie der Prozessverbesserung spielt. Eine Schlüsselfrage ist die Meinung der Befragten zur Effektivität der Prozessverbesserungsbemühungen ihres Unternehmens (Abbildung 3).

Raum für Verbesserungen

Da die meisten Befragten der Meinung sind, dass ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung gesteigert werden können stellt sich die Frage - Wie kann Benchmarking helfen?

Um die Aspekte des Benchmarkings zu bewerten, die die Effektivität der Prozessverbesserung steigern, führte APQC zusätzlich eine Korrelationsanalyse zur Zufriedenheit der Befragten mit Benchmarking-Bemühungen, der Häufigkeit von Benchmarking und Benchmarking-Messgrößen durch.

Abbildung 4 zeigt, dass die Effektivität der Benchmarking-Aktivitäten, gemessen an der Zufriedenheit, direkt mit der verbesserten Effektivität der Prozessverbesserungsbemühungen korreliert. Mit anderen Worten, diejenigen, die ihre Prozessverbesserungsaktivitäten als hochwirksam empfanden, fühlten dasselbe bei ihren Benchmarking-Bemühungen.

Benchmarking zur Effektivität der Prozessverbesserung

Rolle der Benchmarking-Frequenz

Angesichts der Tatsache, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen weniger als einmal pro Jahr Benchmarking durchführt, wollte APQC testen, ob eine Erhöhung der Häufigkeit von Benchmarking-Aktivitäten die Benchmarking-Zufriedenheit verbessern und letztlich die Effektivität der Prozessverbesserungsbemühungen verbessern würde (Abbildung 5).

Frequenz der Benchmarking Zufriedenheit

Die Erhöhung der Häufigkeit von Benchmarking zur Prozessverbesserung korreliert nicht direkt mit einer erhöhten Effektivität. Aber Unternehmen, die dreimal oder mehrmals pro Jahr Benchmarking durchführen, geben mit 4,3 % größerer Wahrscheinlichkeit an, dass ihre Benchmarking-Aktivitäten weit über den Erwartungen liegen. Darüber hinaus ist klar zu erkennen, dass bei Unternehmen, die öfters als einmal pro Jahr ein Benchmarking durchführen die Erwartungen bedeutend häufiger übertroffen werden. Dies ist wahrscheinlich auf die laufende Leistungsüberwachung der Prozesse zurückzuführen.

Einfluss von Messgrößen auf die Zufriedenheit

Messgrößen bieten einen Schwerpunkt für organisatorische Anstrengungen und schaffen einen quantitativen Leistungsindikator für Benchmarking-Bemühungen. Zu diesem Zeitpunkt wollte APQC verstehen, ob die Messgrößen, mit denen die Befragten den Benchmarking-Erfolg überwachen, die Benchmarking-Effektivität verbessern. Obwohl keine Korrelation zwischen dem Vorhandensein von Messgrößen und der Wirksamkeit besteht, korrelieren einige der spezifischen Messgrößen mit einer erhöhten Benchmarking-Zufriedenheit.
Die erhöhte Zufriedenheit von Stakeholdern und Kunden hatte einen statistisch signifikanten (p = 0,002) Effekt auf die Benchmarking-Zufriedenheit. Zufriedenheitsmessgrößen stellen sicher, dass Entscheidungsträger die Informationen erhalten, die sie benötigen, um Entscheidungen darüber zu treffen, welche Möglichkeiten Investitionen erfordern und welche Lösungen am besten geeignet sind.
Kosteneinsparungen hatten einen statistisch signifikanten (p = 0,042) Effekt auf die Benchmarking-Zufriedenheit. Bottom-Line-Maßnahmen wie Kosteneinsparungen sind oft der Hauptantrieb für Verbesserungen. Dieser Zusammenhang bestätigt auch die Effektivität eines der Hauptziele von Benchmarking-Projekten zur Prozessverbesserung: Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Fazit

Benchmarking hilft Unternehmen dabei, die Prozessverbesserungen voranzutreiben, indem sie Fokusbereiche für Verbesserungsbemühungen identifizieren und Entscheidungsträgern Entscheidungshilfen für die Priorisierung von Geschäftsmöglichkeiten geben. Unternehmen, die das Benchmarking nicht zu ihrem vollen Potenzial nutzen, sollten jedoch Folgendes berücksichtigen:

  • Verwenden von Performance- und Praxis-Benchmarking, um Leistungsbasislinien zu ermitteln, Tracking-Ziele festzulegen und neue Praktiken oder Möglichkeiten zu identifizieren und
  • Sicherstellung, dass Benchmarking-Messgrößen dem Zweck der Benchmarking-Aktivitäten entsprechen und die Prioritäten der Interessengruppen widerspiegeln.

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